Perché mettere il capo in Ccn nelle mail è da evitare

Harvard Business Review

Uno studio rivela la percezione dell’utilizzo di Ccn o Cc da parte dei destinatari nelle comunicazioni e-mail.

Immagina di dover scrivere una e-mail inerente un progetto molto importante e devi includere il supervisore nello scambio di e-mail. Decidi quindi di metterlo in Ccn (copia nascosta). Più tardi, il resto del team lo scopre. Come pensi ci rimangano?

L’e-mail continua a essere uno dei modi più comuni con cui le persone comunicano (spesso male) sul posto di lavoro. Le funzioni Cc e Ccn possono distruggere la fiducia se mal utilizzate. Per indagare come mittenti e destinatari interpretano l’uso di questi strumenti, è stata condotta una serie di studi sperimentali a cui hanno partecipato un totale di 694 impiegati.

Il primo studio é volto ad indagare come le persone percepiscono l’utilizzo di Ccn relativamente all’uso di Cc negli scambi e-mail. Hanno partecipato adulti lavoratori: 75 donne e 41 maschi con esperienza di lavoro media di 10.75 anni. Ai partecipanti è stata presentata la situazione lavorativa in cui un collega invia loro un’e-mail, includendo il supervisore in Ccn o Cc. Lo studio ha rivelato che le persone considerano il supervisore in Ccn più intimidatorio rispetto al caso in cui venga messo in Cc.

In un secondo studio, si sono indagate le ragioni per cui le persone scelgono di usare, come prima scelta, la copia nascosta. Con questo studio si vuole capire in quali situazioni le persone non interpretano l’uso di Ccn come immorale o ingannevole e quindi quando è più probabile che lo usino. In questo sondaggio, é stato detto ai partecipanti (34 donne e 24 uomini, esperienza di lavoro media di 17.38 anni) che molte comunicazioni nelle organizzazioni avvengono via e-mail. In questi scambi di e-mail le persone a volte usano l’opzione Ccn. Quindi, è stato loro chiesto di condividere i validi motivi per i quali le persone ricorrono al Ccn. Il motivi citati maggiormente sono stati: “motivi amministrativi” (ad esempio: per aggiornare il supervisore o non voler condividere le informazioni di contatto del supervisore ed evitare che venga contattato direttamente).

In due studi successivi è stato verificato se queste spiegazioni “amministrative” avrebbero ammorbidito le percezioni negative dei destinatari. I partecipanti a questi due esperimenti sono stati collegati in una simulazione online. (I partecipanti erano 91 femmine e 66 maschi con un’esperienza lavorativa media di 10.94 anni nell’esperimento 1 e 80 femmine e 73 maschi con un’esperienza lavorativa media di 12.23 anni nell’esperimento 2.) In particolare, erano consapevoli che avrebbero lavorato in un’azienda con tre livelli gerarchici: dipendenti, middle management e top management. I partecipanti sono stati assegnati alla posizione “dipendente”. Sono stati informati che avrebbero dovuto lavorare su diversi compiti, che sarebbero stati spiegati in seguito dal middle manager. Avrebbero eseguito queste attività in un contesto di squadra. Prima che le attività venissero spiegate, ogni partecipante riceveva un’e-mail dal proprio collaboratore (cioè il mittente), che includeva il supervisore del team in Ccn o Cc. I risultati di questi due studi hanno dimostrato che attraverso l’uso di Ccn (rispetto all’uso della funzione Cc più trasparente) i destinatari tendevano a valutare il mittente come poco affidabile e meno adatto per essere il capo squadra. Inoltre i risultati hanno rivelato che nonostante  il mittente menzioni retroattivamente una ragione “amministrativa” per l’utilizzo di Ccn, le percezioni negative dei destinatari non si attenuano.

Quali sono le implicazioni di questi risultati per organizzazioni e supervisori?

In primo luogo, i risultati sottolineano chiaramente come sia meglio evitare di inserire il titolare/supervisore in copia nascosta. Persino il tentativo di giustificare l’uso di Ccn non migliora le impressioni negative ad esso associate. Gli esperimenti hanno infatti rivelato che la ragione principale per cui l’opzione Ccn è vista con sospetto è il fatto che i destinatari percepiscono il mittente come poco affidabile, come se volesse danneggiare chi riceve la comunicazione.

Al contrario, porre il supervisione in Cc è una strategia di comunicazione più accettabile rispetto all’uso del Ccn. Bisogna però considerare che (secondo una precedente ricerca) anche il Cc può essere percepito negativamente in determinati contesti. Infatti, quando i dipendenti lavorano in team su un progetto, inserire in Cc il supervisore può destabilizzare la fiducia all’interno del gruppo.

Come risolvere la questione del Ccn o Cc?

L’inoltro di e-mail è una pratica comune per molti di noi, per questo è comunque possibile ovviare al problema del Ccn o del Cc inviando direttamente una e-mail al supervisione. Tale e-mail avrebbe così la funzione di tenere aggiornato il supervisione senza coinvolgere il resto del team.