I segreti per una migliore gestione del tempo

Il tempo è un bene prezioso, per questo andrebbe usato con saggezza.

Per rimanere concentrato e non lasciarti sfuggire il tempo che, purtroppo, non ritorna, è possibile ricorrere a semplici ma efficaci strategie.

Chi di noi non vorrebbe un’ora extra al giorno per finire lavori urgenti o per dedicarsi ai propri hobbies? Ottenerla è possibile, senza alcun trucco di magia. Per prima cosa é però necessario capire quanto il tempo sia una risorsa preziosa, ma limitata e che le ore perse sono irrecuperabili.

Una giornata é composta da 1.440 minuti che andrebbero gestiti in modo intelligente e profittevole: definire le priorità nell’arco della giornata è un ottimo metodo per gestire il tempo.

La lista delle attività permette di capire quali compiti sono in sospeso o  in via di chiusura. Secondo una ricerca il 41% della attività segnate in elenco non vengono portate a termine; questo perché spesso mancano delle note che facciano capire quanto tempo dedicare a ciascuna attività. Inoltre, una lista piena di compiti non finiti, non farà altro che causare ulteriore stress.

Supera la procrastinazione anticipando le azioni future, accettando il fatto che ci sarà sempre qualcosa di nuovo da fare. Infatti, organizzare le attività in base alle priorità é più efficace rispetto ad evitarne o rimandarne lo svolgimento.

Scrivi le tue idee e limita l’accesso alla casella e-mail, questo aiuterà ad aumentare la produttività.
Scrivere aiuta a fissare le idee e successivamente a valutarle meglio, in modo oggettivo.
Accedere continuamente durante la giornata alla casella e-mail non aiuta a mantenere la concentrazione: limita il controllo della posta in arrivo a 3 volte al giorno, in modo tale da non sprecare tempo inutilmente.

Riprendi il controllo del tempo evitando riunioni e impara a dire “no”. Spesso le riunioni sono considerate una perdita di tempo, soprattutto per due ragioni: da un lato i partecipanti perdono tempo con discussioni poco rilevanti e pertinenti; dall’alto le riunioni sono guidate e monopolizzate dagli “estroversi” che parlano di tematiche di loro interesse, di conseguenza le informazioni di valore non vengono condivise.
Gestire la durata delle riunioni é la chiave del successo per evitare gli sprechi di tempo. Inoltre, dire “sì” a qualcosa, significa rinunciare a qualcosa d’altro. In merito a questo, secondo una ricerca, le persone che dicono di “no” per salvaguardare il proprio tempo, sono più felici.

Il principio di Pareto è un risultato di natura statistico-empirica che si riscontra in molti sistemi complessi dotati di una struttura di causa-effetto. Il principio afferma che circa il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti. Questa regola può essere applicata sia al lavoro che nella vita privata al fine di concentrare le energie in attività significative che generano valore per noi stessi e per l’azienda.

Attribuisci un tema alla giornata e completa subito le attività più brevi; questo aiuterà a migliorare l’efficienza.
È possibile suddividere la settimana in 3 giornate a tema:
– Focus day: giorni dedicati al lavori prioritari, più importanti 
– Buffer Day: giorni dedicati a rispondere alle e-mail, telefonare, programmare le attività e partecipare alle riunioni
– Vacation day: dedicarsi alle proprie passioni, alla famiglia, alla lettura
Un altro modo per migliorare l’efficienza, soprattutto per quanto riguarda le attività noiose, è “spacchettarle”, ovvero dedicarsi ad un compito per non più di 10 minuti e continuarlo successivamente. 

Incrementa l’energia e la concentrazione con dei semplici gesti rituali.
Prima di iniziare una giornata lavorativa, è importante dedicarsi un po’ di tempo, in particolare la mattina: una corsa, una doccia o una buona colazione leggendo un quotidiano o guardando la tv. Piccoli gesti quotidiani che possono aiutare a trovare la giusta energia per affrontare la giornata. La produttività non deriva solo da una buona gestione del tempo, ma soprattutto dalla concentrazione e dall’energia.