Cosa rende alcune persone più produttive di altre?

Ti consideri altamente produttivo?

L’anno scorso la rivista HBR ha pubblicato un sondaggio per aiutare i professionisti a valutare la propria produttività personale, definita come l’abitudine strettamente associata al realizzare ogni giorno sempre di più. L’indagine si è concentrata su sette abitudini: sviluppare la routine quotidiana, pianificare le attività, gestire i messaggi e le e-mail, organizzare riunioni efficaci, affinare le capacità comunicative e delegare compiti ad altre persone.

Vogliamo condividere i risultati del sondaggio per riflettere sul concetto di produttività e sui fattori che possono fare la differenza in merito alla gestione del tempo e delle risorse nel raggiungimento degli obiettivi.

Dopo aver ripulito i dati, si è ottenuto un set completo di risposte: 19.957 intervistati in sei continenti. Circa la metà erano residenti nel Nord America; un 21% residente in Europa e il 19% in Asia. Il restante 10% era composto da residenti – in ordine decrescente – provenienti da Australia, Sud America e Africa.

Il sondaggio presentava però dei limiti: ad esempio, gli intervistati erano un campione di lettori selezionati da HBR.org, e le valutazioni erano, in realtà, delle auto-valutazioni in merito alle abitudini, piuttosto che misure obiettive della produttività personale. Tuttavia, i risultati dell’indagine hanno fornito informazioni utili sulle abitudini di produttività e sfide che i professionisti devono affrontare.

Sono emersi tre schemi generali: in primo luogo, lavorare più ore non significa necessariamente avere maggiore produttività personale. Lavorare in modo più intelligente è la chiave per realizzare ogni giorno le priorità più importanti. In secondo luogo, l’età e l’anzianità risultano essere strettamente correlati alla produttività personale: i professionisti più anziani registrano punteggi più alti rispetto ai colleghi più giovani. In terzo luogo, i punteggi complessivi di produttività dei professionisti uomini e donne sono quasi gli stessi, ma vi sono differenze di genere per le abitudini che incidono sulla produttività personale.

Andiamo ora più in profondità nei risultati del sondaggio. Per quanto riguarda la geografia, il punteggio medio di produttività per gli intervistati del Nord America si è collocato nella media, anche se gli americani tendono a lavorare più ore. Il punteggio del Nord America era significativamente inferiore rispetto ai punteggi medi di produttività per i rispondenti provenienti da Europa, Asia e Australia. D’altra parte, il punteggio del Nord America era significativamente più alto rispetto ai punteggi medi di produttività per i residenti del Sud America e dell’Africa (sebbene si ricordi che queste erano le aree in cui si disponeva di meno dati).

Approfondendo i dati, si è riscontrato che i maggiori punteggi di produttività per Europa, Asia e Australia sono stati ottenuti in determinate aree di abitudini, come: gli orari giornalieri, il non controllare costantemente i messaggi, concentrarsi in anticipo sul prodotto finale, riflettere attentamente prima di leggere o scrivere.

Mentre il sondaggio ha rilevato differenze significative nei punteggi di produttività per continente, ha mostrato invece differenze minime tra i punteggi medi degli intervistati di sesso maschile e femminile. Complessivamente, i rispondenti erano il 55% uomini e il 45% donne.

Eppure sono state registrate alcune differenze degne di nota nel modo in cui donne e uomini riuscivano ad essere molto produttivi. Le donne tendevano a segnare punteggi particolarmente alti quando si trattava di organizzare riunioni efficaci: le donne erano più propense degli uomini a inviare un programma in anticipo, a svolgere riunioni brevi, e a concluderle con degli accordi ben precisi.
Le donne erano anche più propense ad organizzare la giornata lavorativa già la sera prima e a rispondere prontamente a importanti e-mail.

Per quanto riguarda gli uomini, invece, dal sondaggio emerge la loro capacità di gestire particolarmente bene volumi elevati di messaggi, di ignorare invece i messaggi di basso valore e di riuscire a ricavare delle pause durante la giornata lavorativa.

Oltre alla geografia e al genere, sono state analizzate le risposte anche in base al fattore età. Sono emerse cinque fasce di età – con il maggior numero di intervistati nella fascia sotto i 30 e il minor numero nella fascia over 60. Si è riscontrato che i punteggi di produttività degli intervistati aumentavano sistematicamente con il crescere dell’età. Questa tendenza sembra riflettere i benefici derivanti dall’esperienza. Gli intervistati nelle fasce di età più avanzate, infatti, hanno ottenuto punteggi elevati soprattutto in quattro aree di gestione delle abitudini: lo sviluppo di routine per attività di basso valore, la gestione del flusso di messaggi, l’esecuzione di riunioni efficaci e la delega di compiti ad altre persone.

Quindi, cosa dovrebbero suggerire i risultati del sondaggio ai professionisti?

Se si vuole diventare più produttivi, sarebbe utile sviluppare una serie di abitudini specifiche.

In primo luogo, pianificare il lavoro in base alle priorità principali e poi agire secondo un obiettivo definito.

  • Rivedere il programma giornaliero la sera prima per definire le priorità
  • Accanto a ciascun appuntamento sul calendario, annotare gli obiettivi per esso
  • Inviare un’agenda dettagliata a tutti i partecipanti in anticipo rispetto a qualsiasi riunione
  • Quando si intraprendono progetti di grandi dimensioni, delineare le conclusioni preliminari il prima possibile
  • Prima di leggere qualsiasi materiale, identificare lo scopo specifico per esso
  • Prima di scrivere qualsiasi cosa, comporre uno schema con un ordine logico

In secondo luogo, sviluppare tecniche efficaci per la gestione del sovraccarico di informazioni e attività.

  • Definire le routine quotidiane
  • Lasciare del tempo libero nel programma giornaliero per affrontare eventuali emergenze o eventi non pianificati
  • Controllare tablet, mail, messaggi una volta all’ora, anziché ogni pochi minuti
  • Ricompensare se stessi per aver completato gli obiettivi
  • Delegare

Infine, comprendere le esigenze dei colleghi per brevi riunioni, intraprendere comunicazioni reattive e fornire indicazioni precise.

  • Limitare il tempo per qualsiasi riunione a 90 minuti al massimo.
  • Terminare ogni riunione delineando i passaggi successivi.
  • Rispondere subito ai messaggi importanti
  • Per catturare l’attenzione del pubblico, parlare di pochi concetti, piuttosto che leggere un testo preparato.
  • Stabilire obiettivi chiari e metriche di successo per tutti gli obiettivi del team.
  • Per migliorare le prestazioni del team, istituire procedure ben definite per prevenire gli errori futuri, invece di giocare al “gioco della colpa”.