Come scrivere una buona e-mail aziendale

37 punti per scrivere mail aziendali precise ed efficaci

Spesso, durante la scrittura di una e-mail, entrano in gioco diversi fattori che possono mettere a rischio l’efficacia di tale strumento di comunicazione. Fra questi elementi di errore troviamo la fretta e le emozioni che lasciamo trasparire mentre scriviamo.

Ecco i 37 punti da seguire per ottenere le informazioni che cerchiamo e comunicare in modo efficace.

1. Dì sempre grazie. Mostrare il tuo apprezzamento alla fine di ogni e-mail, specialmente quando qualcuno ha avuto il tempo di aiutarti con qualcosa è un passo verso la fiducia.
2. Tagliare una parola da ciascuna frase. Lo scopo della scrittura è quello di esprimere il tuo punto di vista e non quello di inviare messaggi criptici o di praticare la prosa letteraria. Dopo aver terminato l’e-mail, è utile rimuovere sistematicamente una parola che non serve.
3. Tagliare una frase per ogni paragrafo. Allo stesso modo, rimuovere sistematicamente i paragrafi che sono ridondanti. Più breve è, meglio è.
4. Non dare ultimatum. Inviando ad un cliente un’e-mail che dice “Per favore rispondi immediatamente, altrimenti dovremo riconsiderare i nostri termini” potrebbe rovinare gli equilibri. L’uso di un linguaggio decisivo ma morbido è più efficace: “La scadenza finale per questo contratto si avvicina alla data X, che non sarà possibile estendere. Con la speranza di ricevere presto un riscontro … “
5. Non rispondere mai quando sei arrabbiato. Non inviare mai un’e-mail quando si è arrabbiati o in ansia; meglio aspettare qualche ora prima di inviare una risposta troppo emozionale e poi pentirsene.
6. Chiedi a un collega di ricontrollare se è un’e-mail importante. Trova un collega che non abbia timore di darti un feedback diretto. Un nuovo paio di occhi è sempre utile.
7. Fai attenzione ai CC: aggiungere in modo casuale o passivo-aggressivo. Evita di aggiungere in CC chiunque. Seleziona solo i contatti realmente interessati dalla comunicazione per coinvolgerli.
8. Usa CCing come tattica di negoziazione. D’altra parte, CC’ing può tornare utile quando non si ottiene alcuna risposta o trazione dal proprio punto di contatto.
9. Chiedi: ne vale la pena? Spedisco questa e-mail? Che si tratti di feedback, domande, reclami, richieste, trattative o altro, a volte dimentichiamo la posta in gioco. In che modo verrà influenzata la relazione se invio questa e-mail?
10. La regola cardinale: riceverai più e-mail se invii più e-mail. Per ridurre la propria casella di posta, basta semplicemente inviare meno e-mail.
11. Controllo ortografico. Cerca di non fare troppi errori altrimenti la gente avrà una brutta impressione. La grammatica è fondamentale.
12. Categorizzare la priorità. Definire quali e-mail sono prioritarie e quelle che invece possono aspettare qualche giorno.
13. Feedback. Ringraziare sempre quando un lavoro è ben fatto o si sono ottenute le informazioni richieste.
14. Domandare. Non dare per scontato nulla.
15. Di persona o via e-mail? Questa è la domanda da un milione di dollari. Chiediti se è più efficace comunicare la tua idea tramite e-mail oppure se scrivi una e-mail perché non vuoi affrontare una comunicazione di persona.
16. Mai essere cattivo. Come dice il proverbio, le persone non ricorderanno quello che hai detto, ma ricorderanno come le hai fatte sentire.
17. Rendi facile la lettura con colori e spaziatura. Quando le e-mail diventano lunghe, nessuno vuole leggere grandi blocchi di testo. Distanzia i tuoi punti e se rispondi a una lunga e-mail con varie domande, evidenzia le rispose con un colore o carattere diverso.
18. Evita risposte non necessarie. Quando qualcuno ringrazia, non bisogna necessariamente rispondere con un altro “grazie” e continuare così la catena delle e-mail. Bisogna sapere quando smettere una conversazione che si è conclusa.
19. Rileggi. Quando c’è molto in gioco, è meglio rileggere più volte prima di inviare. Può anche essere utile stampare il messaggio e rileggerlo su carta.
20. Chiediti: perché sto inviando questa e-mail? Qual è il mio obiettivo? Chiarire il tuo obiettivo ti consente di chiarire agli altri le cose in modo preciso. Non aspettarti che il tuo interlocutore legga tra le righe.
21. Definire le priorità. Definire gli obiettivi del proprio lavoro.
22. Non inviare e-mail nei fine settimana. A meno che non sia un’emergenza, ma raramente lo è, e se è così sarebbe meglio optare per una telefonata. Nessuno vuole leggere e-mail in un giorno di riposo. Meglio programmare l’invio delle e-mail per il lunedì.
23. Riposare. Disattiva le notifiche nel fine settimana.
24. Dare una risposta anche se non la si ha. Evita di lasciare mail in sospeso. Scrivi un breve messaggio per informare che sarà possibile fornire una risposa in data X.
25. Non leggere le e-mail mentre parli con le persone. Inavvertitamente mescolerai la tua e-mail o la invierai alla persona sbagliata. Dedica il giusto tempo e attenzione alle attività che stai svolgendo.
26. Non giudicare la personalità di qualcuno basandosi su una e-mail. Meglio non saltare alle conclusioni e giudicare frettolosamente l’interlocutore. Se non lo si conosce abbastanza, è bene tenere sempre un tono formale e gentile.
27. Negoziare i contratti via e-mail è più facile che di persona. Ci sono delle eccezioni, ovviamente. Ma quando si tratta di contratti, è molto più facile rimuovere l’emozione dalla negoziazione.
28. Ogni mese ripulisci gli abbonamenti che in realtà non leggi. Questo per evitare di dedicare troppo tempo a ripulire la casella e-mail da cose inutili che non interessano.
29. Un giorno a settimana non controllare le e-mail. La tua felicità diminuisce man mano che aumenta la quantità di tempo trascorso con la posta elettronica.
30. Non tenere aperta la tua posta elettronica, altrimenti la leggerai. L’email è la più grande distrazione del 21° secolo.
31. Non abusare nell’uso di grassetto, corsivo e sottolineatura. Se qualcosa è importante, dì che è importante. Grassetto e corsivo dovrebbero essere usati principalmente per organizzare la mail e le intestazioni.
32. Chiama o chiedi di persona. A volte è meglio usare il telefono che consente di trasmettere il messaggio in breve tempo e soprattutto di utilizzare il tono di voce desiderato.
33. Usa un linguaggio semplice. Un lessico semplice ma adeguato rende la lettura della mail più veloce ed immediata.
34. Sii consapevole del destinatario. Prima di premere invia, chiediti: “Cosa conosco di questa persona? Come reagirà al mio messaggio?” Anticipa la risposta, quindi riscrivi la tua e-mail per renderla più specifica per il destinatario.
35. Le emoticon sono ok. Dipende dal pubblico. Utilizzale con parsimonia.
36. Ciao! Questo tipo di scrittura è troppo informale e i punti esclamativi sono sconsigliabili.
37. Condividi qualcosa di utile via e-mail senza aspettarti nulla in cambio. A volte non devi chiedere qualcosa o aspettarti una risposta. Una buona azione verrà sempre riconosciuta.